Planner meetings & events

Omschrijving

Functieomschrijving
Als Groups & Events Coördinator neem je de leiding in het verwerken van de binnengekomen reserveringen. Dit kan via e-mail, telefoon of via de sales afdeling. Je zorgt voor het opmaken van de offertes, en deze opvolgen. Alsook zorg je voor de coördinatie van de evenementen die zijn geboekt. Jij maakt deel uit van het sales & revenue Team. Je verwerkt reserveringen in alle segmenten, maar je focus ligt op MICE, Meetings-Conference & Events.

Profiel
Zorgt voor een hoffelijke en pro-actieve gastvrijheid t.o.v. alle gasten en alle medewerkers. Toont ten alle tijden een positieve houding en is een team-player. Zorgt voor een aangename positieve werksfeer.

Een diploma (algemeen of horeca gebonden) is een troef, maar geen must. Belangrijker dan ervaring is echter je klantgerichte en commerciële attitude. Enkele jaren ervaring in een functie bij een MICE-departement is natuurlijk wel een troef.

Gedreven, resultaatsgericht en hands-on met veel aandacht voor detail.

Uitstekende kennis van het Nederlands en Engels, goede kennis van het Frans. Zowel mondeling als schriftelijk.

Je bent vriendelijk een klantgericht en je hebt een verzorgd voorkomen.

Jobgerelateerde competenties

• De logistiek van het evenement organiseren en de betrokken leveranciers en dienstverleners coördineren
• De administratieve stappen voor het evenement uitvoeren (formaliteiten, toestemmingen, …)
• Dienstverleners, leveranciers, tussenpersonen, locaties zoeken en selecteren voor de catering, de animatie, verhuring, …
• Een klanten- of prospectenbestand uitwerken
• Een cateringformule bedenken en voorstellen
• Een netwerk van partners, leveranciers en dienstverleners opbouwen en onderhouden
• Het werk van leveranciers of dienstverleners controleren
• Een kostenraming opmaken en samen met de klant een contract opstellen voor de dienstverlening
• De behoeften van de klant identificeren en naargelang de verwachtingen adviseren
• Communicatieacties over het evenement opstellen
• De realisatie van een evenement plannen, de animatie en het verloop uitwerken
• Een klantenbudget opstellen en beheren
• Evenementen organiseren voor: Privé en particulieren
• Evenementen organiseren voor: Professionals
• Persoonsgebonden competenties
• Creativiteit
• Analyseren
• Samenwerken
• Digitaal denken
• Klantgerichtheid
• Resultaatgerichtheid
• Plannen en organiseren
• Flexibiliteit
• Zelfstandigheid
• Verantwoordelijkheid
• Communiceren